ΓΚΠΔ - Ερωτηματολόγιο Καταγραφής Υφιστάμενης Κατάστασης (Gap & Risk Analysis)

Πληροφορίες και Συγκατάθεση

Παρακαλείστε όπως διαβάσετε την πιο κάτω πολιτική διαχείρισης και προστασίας δεδομένων και δώσετε τη ρητή συγκατάθεση σας προτού προχωρήσετε στο περιεχόμενο της έρευνας-μελέτης:

Ευχαριστούμε που συμμετέχετε σε αυτή την μελέτη, η οποία διεξάγεται στο πλαίσιο υπογραφείσας συμφωνίας της εταιρείας μας με τον Οργανισμό τον οποίο εκπροσωπείτε. Σε περίπτωση που δεν είσαστε ενήμερος/η για τη συμφωνία αυτή ή/και δεν έχετε λάβει εντολή να εκπροσωπήσετε κάποιον Οργανισμό στη συγκεκριμένη μελέτη, παρακαλούμε μην προχωρήσετε στη συμπλήρωση του ερωτηματολογίου.

Σκοπός του ερωτηματολογίου είναι η συλλογή της απαραίτητης πληροφορίας για ετοιμασία Έκθεσης Ευρημάτων και Εισηγήσεων σχετικά με τη συμμόρφωση του Οργανισμού με τον Ευρωπαϊκό Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ).

Η συμμετοχή πραγματοποιείται στα πλαίσια προηγούμενης συμφωνίας με την εταιρεία μας. Οι απαντήσεις σας είναι εμπιστευτικές και θα χρησιμοποιηθούν μόνο για τους σκοπούς της μελέτης.

Για τη συμμετοχή σας σε αυτή τη μελέτη θα σας ζητηθεί να δώσετε ορισμένα στοιχεία και πληροφορίες, τα οποία θα τύχουν επεξεργασίας στα πλαίσια της συμφωνίας μας και πάντοτε σε συνάφεια με τη σχετική πολιτική της εταιρείας μας για συνάφεια με τον ΓΚΠΔ, την οποία μπορείτε να βρείτε εδώ. Παρακαλείστε όπως δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στα δικαιώματα σας σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα. Ενεργώντας στο πλαίσιο της γενικής πολιτικής μας, παραθέτουμε τις πιο κάτω πληροφορίες σχετικά με τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων στην παρούσα μελέτη:

Κατά κανόνα, χρειαζόμαστε τις απαντήσεις σας στις ερωτήσεις ώστε να βγάλουμε γενικά συμπεράσματα σχετικά με τη μελέτη που πραγματοποιούμε μετά από ανάθεση από τον Οργανισμό που εκπροσωπείτε. Επομένως, ανεξαρτήτως του τρόπου που θα δώσετε τις απαντήσεις, π.χ., συμπληρώνοντας έντυπες εκδόσεις του ερωτηματολογίου και παραδίδοντας το σε συμβούλους της εταιρείας μας ή συμπληρώνοντας την ειδική ηλεκτρονική έρευνα, θα λάβουμε όλα τα μέτρα ώστε να συγκεντρώσουμε τα δεδομένα και να επιτύχουμε τον υψηλότερο βαθμό ψευδωνυμίας, προτού γίνει οποιαδήποτε ανάλυση των δεδομένων για την εξαγωγή συμπερασμάτων.

Ωστόσο, στην αρχή της διαδικασίας συλλογής δεδομένων, υπάρχουν περιπτώσεις όπου τα δεδομένα που παρέχετε μπορεί να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση. Για παράδειγμα, μπορεί να δώσετε την ηλεκτρονική σας διεύθυνση ή το τηλέφωνο σας για να μπορέσουμε να επικοινωνήσουμε μαζί σας για διευκρινίσεις. Αν συμπληρώσετε την ηλεκτρονική έκδοση του ερωτηματολογίου, το σύστημα θα καταγράψει τη διεύθυνση IP (internet protocol address) της συσκευής μέσω της οποίας πραγματοποιείτε την εργασία. Αν συμπληρώσετε την έντυπη έκδοση του ερωτηματολογίου και την παραδώσετε σε κάποιο σύμβουλο του έργου, το άτομο αυτό ίσως είναι σε θέση να σας αναγνωρίσει.

Παρακαλώ, σημειώστε: τα προαναφερθέντα δεδομένα θα φυλάσσονται ΜΟΝΟ κατά τη διάρκεια διεξαγωγής της μελέτης και μέχρι την παράδοση των αποτελεσμάτων και ολοκλήρωση της σχετικής σύμβασης. Έπειτα, όλα τα δεδομένα θα δοθούν στον Οργανισμό που εκπροσωπείτε και θα διαγραφούν από τα δικά μας συστήματα.

Συγκατάθεση: *

ΝΑΙΟΧΙ
Παρέχω τη ρητή συγκατάθεση μου για τη συμμετοχή μου στην προαναφερθείσα μελέτη και για την επακόλουθη επεξεργασία των δεδομένων και των πληροφοριών που παρέχω, όπως περιγράφεται πιο πάνω:
Παρέχω τη ρητή συγκατάθεση μου για διατήρηση της ηλεκτρονικής μου διεύθυνσης και των υπόλοιπων στοιχείων επικοινωνίας που παρέθεσα πιο πάνω, έτσι ώστε να μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου και να με ενημερώσετε για τα αποτελέσματα της μελέτης και για μελλοντικές δραστηριότητες:

Στοιχεία συμμετέχοντα

Οργανισμός που εκπροσωπώ:

Τμήμα στον Οργανισμό (αν εφαρμόζεται):

Όνομα ατόμου που συμπληρώνει το ερωτηματολόγιο:

Στοιχεία επικοινωνίας (αν χρειάζεται):

Μέρος Α: Φυσικά Πρόσωπα - Πολίτες

1. Παρακαλούμε καταγράψετε τις κατηγορίες φυσικών προσώπων από τα οποία ο Δήμος συλλέγει προσωπικά δεδομένα (π.χ. υπάλληλοι, εργολάβοι, πολίτες γενικότερα, προμηθευτές, συνεργάτες):

2. Για κάθε μια από τις πιο πάνω κατηγορίες, παρακαλούμε καταγράψετε τα δεδομένα που συλλέγονται-διατηρούνται:

3. Από ποια χρονολογία διατηρούνται προσωπικά δεδομένα φυσικών προσωπών;

4. Τα πιο πάνω προσωπικά δεδομένα έχουν ληφθεί με τη συγκατάθεση των φυσικών προσώπων;

Σχολιάστε:

5. Για ποιους συγκεκριμένους σκοπούς διατηρούνται τα πιο πάνω προσωπικά δεδομένα;

6. Σε ποια μορφή διατηρούνται τα πιο πάνω προσωπικά δεδομένα;

7. Υπάρχουν οποιεσδήποτε δικλείδες ασφαλείας αναφορικά με τη φύλαξη των πιο πάνω προσωπικών δεδομένων; (π.χ φυλάσσονται σε ειδικά συρτάρια που ασφαλίζονται)

Σχολιάστε:

8. Τα πιο πάνω προσωπικά δεδομένα διατηρούνται μεταξύ άλλων και για τη διενέργεια οποιονδήποτε στατιστικών ερευνών;

Εξηγήστε:

9. Εφόσον συντελείται η οποιαδήποτε στατιστική μελέτη για πόσο καιρό εξακολουθούν να διατηρούνται τα πιο πάνω προσωπικά δεδομένα;

10. Αποστέλλονται προσωπικά δεδομένα στο εξωτερικό και αν ναι, για ποιο σκοπό, και που;

11. Ποια διαδικασία ακολουθείται σε περίπτωση που ένα φυσικό πρόσωπο επιθυμεί να έχει πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που τον/την αφορούν ή/και επιθυμεί να τα ενημερώσει;

12. Αποστέλλονται οποιαδήποτε προσωπικά δεδομένα σε άλλους οργανισμούς και αν ναι ποιους και ποια δεδομένα, σε ποια μορφή;

Μέρος Β: Ηλεκτρονικά/Διαδικτυακά Συστήματα

13. Χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό σύστημα κατά τη συλλογή των προσωπικών δεδομένων για οποιαδήποτε από τις κατηγορίες που περιγράψατε στο τμήμα 1 του παρόντος ερωτηματολογίου (π.χ., συμπλήρωση και υποβολή φόρμας στο διαδίκτυο συμπεριλαμβανομένης της φόρμας επικοινωνίας ή υποβολής παραπόνων, συμπλήρωση και υποβολή φόρμας σε υπολογιστή εντός δικτύου του Δήμου Λευκωσίας, κτλ);

Εξηγήστε (Παρακαλούμε προσκομίστε τα σχετικά έντυπα που συμπληρώνονται όπου εφαρμόζεται):

14. Χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό σύστημα κατά τη μεταφορά των δεδομένων από το σημείο συλλογής τους στο σημείο αποθήκευσης τους ή/και στο σημείο επεξεργασίας τους από το Δήμο Λευκωσίας ή/και τρίτους (π.χ., αποστολή σε email, καταγραφή σε USB stick και παράδοση-αποστολή, κτλ);

Εξηγήστε:

15. Χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε μορφή ηλεκτρονικής αποθήκευσης των πιο πάνω προσωπικών δεδομένων; (π.χ., αρχεία σε ηλεκτρονικό υπολογιστή όπως MS Excel, αρχεία σε εξωτερικά μέσα αποθήκευσης όπως USB stick, βάσεις δεδομένων τοπικά σε υπολογιστές, διαδικτυακές υπηρεσίες συμπεριλαμβανομένων cloud services)

Εξηγήστε:

16. Υπάρχει Privacy Policy & Cookie Policy ή κάποια άλλη πολιτική διαχείρισης δεδομένων την οποία βλέπουν ή υποχρεούνται να αποδεχτούν οι επισκέπτες και/ή χρήστες των ιστοχώρων ή άλλων διαδικτυακών συστημάτων σχετικών με το Δήμο;

Εξηγήστε (Παρακαλούμε προσκομίστε το κείμενο των σχετικών πολιτικών ή υποδείξετε που θα το βρούμε):

17. Αναλαμβάνει κάποιο τρίτο φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία τη διαχείριση ή/και συντήρηση (συμπεριλαμβανομένων υπηρεσιών συλλογής, επεξεργασίας ή αποθήκευσης δεδομένων) των ηλεκτρονικών συστημάτων του Δήμου; (Αν εφαρμόζεται)

18. (Σε περίπτωση που εφαρμόζεται) Οι τρίτοι που διαχειρίζονται/συντηρούν ηλεκτρονικά συστήματα εκ μέρους του Δήμου (βλέπετε προηγούμενη ερώτηση) έχουν οποιαδήποτε επαφή με προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων (π.χ. φυσική ή διαδικτυακή πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων);

19. Υπάρχουν οποιεσδήποτε δικλείδες ασφαλείας αναφορικά με τη φύλαξη των πιο πάνω προσωπικών δεδομένων; (π.χ. encryption, anonymization, pseudonymization)

Εξηγήστε:

20. (Αν εφαρμόζεται) Υπάρχουν ειδικές συμφωνίες ρύθμισης του τρόπου επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων μεταξύ των Εταιρειών που παρέχουν υπηρεσίες διαχείρισης/συντήρησης ηλεκτρονικών/διαδικτυακών συστημάτων;

Εξηγήστε:

Μέρος Γ: Προσωπικό

21. Διατηρείτε αρχείο με τα βιογραφικά ατόμων που δεν προσλήφθηκαν;

22. Διατηρείτε αρχείο με βιογραφικά ατόμων που δεν εργάζονται πλέον στο Δήμο Λευκωσίας; Αν ναι για πόσο καιρό;

23. Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγονται από άτομο που πρόκειται να εργασθεί στο Δήμο; (Παρακαλώ προσκομίστε τα σχετικά έντυπα που συμπληρώνονται στο στάδιο αυτό)

24. Πόσα και ποια άτομα έχουν πρόσβαση στους προσωπικούς φακέλους του προσωπικού;